[K] DOC
[K] DOC è la componente funzionale di [K] DPM che mira ad ottimizzare il flusso dei documenti aziendali in formato digitale con una integrazione e condivisione delle informazioni altrimenti destinate ad essere “dimenticate” in qualche remota cartella condivisa di Windows se non addirittura nell’archivio del singolo operatore.
Dematerializzazione ciclo Attivo/Passivo
Il primo passo per attuare tale sistema di gestione è digitalizzare i documenti.
Tale attività è necessaria solo per i documenti passivi. E’ sufficiente dotare l’ufficio addetto alla ricezione e allo smistamento della posta di uno scanner ed abituarsi a digitalizzare tutti i documenti con un contenuto rilevante per l’attività dell’impresa.
Per quanto riguarda invece i documenti attivi o passivi aziendali ricevuti in formato digitale tale attività non si rende necessaria ed è quindi subito possibile inserire il documento nel sistema informatico aziendale.
Archiviazione e gestione documentale
[K] DOC si collega con le fonti documentali presenti in azienda e fa fluire i documenti in un unico sistema documentale condiviso. Ogni documento digitalizzato, attivo e/o passivo, viene infatti accompagnato da una sorta di carta di identità ellettronica in cui confluiscono i dati identificativi dello stesso, definiti in base alle esigenze dell’azienda stessa. La corretta profilatura del documento è prerequisito fondamentale per una ricerca efficace e rapida.
L’introduzione di [K] DOC permette di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni “Archivio Unico Aziendale” e di gestire in modo razionale, unificato ed integrato la condivisione delle stesse.
Vantaggi Principali
Ecco i maggiori vantaggi che l’azienda ottiene con [K] DOC:
- Gestione documenti attivi e passivi
- Repository centrale - un'unica fonte di informazioni con accesso istantaneo, tempi di ricerca ridotti e analisi/reporting automatici delle informazioni
- Riduzione dei costi di stampa, distribuzione e gestione dei documenti
- Integrazione rapida della nuova soluzione nei sistemi esistenti